一些老板认为CRM仅是管理的工具。相比于需要资金投入的CRM，他们更希望使用Excel表格记录客户信息、跟进客户以及管理每个业务人员的销售流程，代替CRM以节省资金。
但随着社会的发展和进步，企业和客户的关系开始变得复杂起来，稍有不慎就会导致关系恶化，从而动摇企业的业务，这是任何企业都不想也不能经历的。所以推荐企业使用CRM系统，不仅可以帮助维护客户关系，还能够显著提高企业的业务水平。
在以前，很多企业都选择将重要的、有价值的信息记录到本子上，或者储存在Excel表格里面，这种方法虽然很方便，但是也带来了很大的风险。例如一个非常重要的客户，他的联系方式、沟通的详细情况、客户的需求和偏好等等，都是需要完善的保存，但如果负责保存这些数据的企业搬家、销售人员离职、新老员工交接等等都会导致客户信息的遗失，给企业带来巨大损失。
当企业使用了CRM系统，可以将所有的重要数据都储存在数据库中，在权限范围内，业务人员可以随时查看，也不用担心数据会遗失。同时，CRM客户管理系统能够高效的管理企业的客户，找出有价值的客户并建立良好的客户关系。与客户多次沟通时，随时能够查看之前的沟通记录，任何沟通细节都不会被忘记，哪怕新老员工交接，都能够无缝沟通，让客户感觉到被重视，认为您的企业非常专业。
另外通过EXCEL也不能实现多个用户同时更新销售数据，也不能保证不同的团队同时看到不同的内容。
而CRM系统支持多名员工同时登录，能够对储存的数据进行实时更新，还可以对这些数据进行全面的数据统计分析形成销售报表。每次与客户沟通、每增加一个合同，系统都会进行同步并加以统计分析。帮助管理者把控客户成交的每一个阶段，同时可以对特定情况进行评论回复分析。通过系统的权限设定，可以让不同职位的员工看到只属于该职位的信息，如：可以设定销售人员的线索只能由销售人员本人及销售领导可见，被分配的客户信息只能由该销售团队成员可见等等。公司能够统一管理销售资料，不用担心员工离职带走公司的客户。
通过CRM系统，企业能够根据数据分析的结果随时调整销售目标和销售策略，帮助企业持续稳定的发展，因此企业使用CRM系统所带来的收益绝对要超过Excel表格。
总结EXCEL不能替代CRM的几个理由如下：
1、数据多时，EXCEL不能快速响应。
2、EXCEL不能同时在线编辑，也不能显示编辑信息（修改人、修改时间等）。
3、EXCEL不能分职位设置阅读权限。
4、EXCEL不能保障公司客户资料安全。
5、数据过多时，EXCEL打开缓慢。
